Como contratar uma agência de viagens pode reduzir custos de sua viagem corporativa

Muitas pessoas sempre recorreram aos serviços de uma agência de viagens para programar as suas férias e passeios de lazer. Atualmente, elas já possuem o formato corporativo, voltado para o atendimento a empresas de diferentes segmentos.

Apesar de serem bastante semelhantes, as contratações de viagens para pessoas físicas e jurídicas possuem pontos diferentes. Um exemplo disso pode ser a pouca flexibilidade de datas.

Afinal, uma família que sai de férias consegue se planejar com bastante antecedência, enquanto uma viagem de negócios pode ser urgente, o que acaba implicando em custos maiores. Há ainda vários outros detalhes que influenciam nesse cenário.

Em paralelo, é importante ressaltar o quanto o segmento de viagens corporativas vem crescendo nos últimos anos, e em especial nas grandes capitais nacionais, como São Paulo, Rio de Janeiro e Belo Horizonte.

Assim, é comum que os executivos e profissionais que atuam em empresas de engenharia civil, assim como em vários outros nichos do mercado, precisem recorrer aos serviços de uma agência de viagem corporativa.

Isso porque ao atender um cliente em outra localidade, essas pessoas acabam por procurar serviços indispensáveis para a sua estadia no local.

Dessa forma, buscar por uma agência que ofereça todo o suporte para encontrar as melhores opções de viagem se torna um benefício imensurável para diversos estabelecimentos comerciais.

Não à toa, o número de agências de viagens corporativas vem crescendo em todo o país, o que mostra o potencial de desenvolvimento do setor e o quanto esse formato de negócio é importante.

Vale ressaltar que, ao contratar os serviços de uma agência de viagem corporativa, é possível reduzir custos com essa necessidade da empresa, o que torna essa opção ainda mais atrativa para os empresários.

Por isso, se você identifica que a sua empresa poderia ter vantagens ao recorrer a esse tipo de serviço e quer entender melhor do que se trata, siga na leitura deste artigo e amplie os seus conhecimentos sobre o assunto.

O que é e o que faz uma agência de viagem corporativa?

É muito comum que empresas de manutenção industrial e companhias de vários outros nichos consigam clientes em diversas localidades do país.

A qualidade do trabalho é, sem dúvida, um fator determinante para que empresários decidam contratar prestadores de serviços que tenha sede em outro estado, de modo que possam ter a certeza de ter feito uma boa escolha.

Para que esse processo seja possível, é necessário que ocorra um deslocamento dos profissionais, o que implica em:

Compra de passagens aéreas;
Reserva de hospedagem;
Contratação de transporte;
Refeições.

Em alguns casos, pode ser preciso contratar todos esses elementos para uma equipe de profissionais, o que pode encarecer o orçamento e implicar em altos custos para a empresa.

É nesse cenário que entra a agência de viagem corporativa, um estabelecimento que busca trazer economia e praticidade na organização de uma viagem comercial, uma vez que ela é especializada nesse tipo de trabalho.

Também conhecida como TMC (Travel Management Companies), essas agências corporativas possuem um atendimento direcionado para o segmento, cuidando de todas as etapas de uma viagem corporativa.

Assim, a reserva de voos e de hotéis fica sob a responsabilidade da TMC, garantindo que a atenção do profissional que precisa se deslocar se volte apenas para a execução do seu trabalho, seja ele um fechamento, uma venda ou um serviço.

Os benefícios de contratar uma agência de viagem corporativa

Para que uma empresa especializada em stands para feiras tenha a capacidade de atender bem ao seu público, ela precisa ter um método de trabalho eficaz e organizado, que otimize o seu dia a dia e garanta a qualidade dos seus serviços.

Do mesmo modo, uma companhia que oferece os seus serviços a nível nacional precisará contar com uma série de cuidados para que possa prestar o seu atendimento da melhor forma possível.

Ao contar com o suporte de uma agência de viagem corporativa, ela consegue desfrutar de diversas vantagens, podendo focar totalmente na parte técnica do seu trabalho, o que vai gerar maior satisfação no seu público.

Justamente por isso, é interessante saber os motivos pelos quais vale a pena contratar uma agência. Conheça alguns dos benefícios a seguir.

1. Organização do planejamento

Quem trabalha na área de administração sabe o quanto um planejamento bem realizado pode garantir que uma empresa transporte, assim como outros estabelecimentos, consiga diminuir custos pesados da sua operação.

Uma agência de viagem corporativa pode ser indispensável nesse processo, justamente pela sua capacidade de atender as demandas de uma empresa por meio de um planejamento que leva em consideração as especificidades daquele negócio.

Dessa forma, ela consegue definir a política de viagens do local, tanto no que diz respeito a compra de passagens áreas quanto na de reserva de quartos e na locação de veículos.

Com essas ações, é possível reduzir em cerca de 30% todos os custos envolvidos nas viagens corporativas.

2. Praticidade na emissão de documentos

Toda viagem corporativa exige documentos, de modo que o profissional que vai embarcar para um destino deve separar passaporte, emitir visto, estar com a carteira de vacinação em dia, etc.

Tal como em um escritório de contabilidade em São Paulo, é preciso ter experiência com esse tipo de processo, garantindo que nada de importante fique para trás ou que não fique pronto até a data do embarque.

Para evitar esse tipo de situação, assim como para prevenir gastos extras com serviços de última hora, a agência de viagem corporativa se torna responsável pela conferência de documentos, assim como pela emissão ou renovação deles.

Até mesmo em casos onde há a necessidade de tradução de documentos, o suporte oferecido pela agência pode ser indispensável para facilitar o processo. Por isso, contar com esses serviços torna o processo mais prático, assertivo e econômico.

3. Gestão de gastos

As agências de viagens corporativas, assim como ocorre nas convencionais, cobram uma taxa referente aos seus serviços.

Para as empresas que utilizam os serviços delas, é comum que ocorra a flexibilização no pagamento das taxas, que ocorre conforme o acordo firmado entre as partes.

Dessa forma, é possível aplicar uma gestão personalizada de gastos, o que ajuda os clientes da agência a se planejarem e pagarem pelo serviço de acordo com a demanda específica de cada período.

4. Uso de ferramentas

Mais uma das facilidades oferecidas pelas agências de viagens corporativas é a tecnologia, como é o caso da ferramenta Self Booking. Por meio desse sistema online, o profissional pode acessar todas as informações das suas viagens previstas.

Ali, ele consegue consultar detalhes das passagens aéreas e da hospedagem, auxiliando na organização pessoal dele.

Além disso, a ferramenta emite relatórios com informações contábeis, o que facilita no cálculo dos custos de viagens e na organização do fluxo financeiro da empresa, de modo que a administração do orçamento se torna mais correta, produtiva e econômica.

5. Resolução eficiente de possíveis problemas

Quem já precisou realizar um despacho aduaneiro sabe que o conhecimento das etapas do processo pode fazer toda a diferença para que ele ocorra da maneira correta. Nos procedimentos de viagem corporativa isso não é diferente.

Muitas vezes, podem ocorrer imprevistos nos processos, o que exige conhecimento técnico para resolver algumas questões. A equipe de uma agência de viagem corporativa pode ser fundamental para ajudar em qualquer ocasião que fuja do esperado.

Por isso, quando há a necessidade de remarcar um voo ou de alterar uma reserva, é o suporte da agência que pode agilizar essas necessidades, garantindo que o viajante tenha maior conforto e tranquilidade em todo o período em que estará viajando a trabalho.

Essas são apenas algumas das vantagens de contar com uma TMC, o que mostra o quanto ela pode ajudar qualquer empresa a reduzir custos com as viagens comerciais, de forma que a companhia possa se empenhar exclusivamente no atendimento aos seus clientes.

Como contratar uma agência de viagem corporativa?

Se você tem uma transportadora de veículos e reconhece que o trabalho de uma agência de viagem corporativa pode ser importante para o seu negócio, é possível mencionar algumas dicas que ajudam na contratação de uma TMC, sendo elas:

Verificar as necessidades da viagem;
Ficar atento às condições de pagamento e taxas de cancelamento;
Ler o contrato com atenção;
Fazer uma pesquisa de mercado;
Estudar as avaliações das agências cotadas.

Ao entender as especificidades da viagem que será realizada, é possível entender o quanto a agência de viagens pode ajudar, de acordo com os serviços que ela oferece.

Além disso, não deixe de conferir as opções de pagamento oferecidas pelo estabelecimento, assim como as taxas aplicadas em caso de cancelamento.

É indicado também conhecer as cláusulas do contrato, para que todas as regras fiquem claras e não causem surpresas posteriores. Essa ação pode auxiliar até mesmo em negociações personalizadas da empresa com a agência.

Por fim, não deixe de fazer uma pesquisa de mercado, selecionando as melhores agências e consultando as avaliações que elas receberam de outros clientes.

Ao tomar esses cuidados, certamente a sua empresa terá maior tranquilidade ao escolher a TMC adequada para o seu negócio, ao mesmo tempo em que desfrutará de maiores facilidades e conseguirá uma economia de custos interessante.

Por isso, não deixe de buscar uma agência de viagem corporativa, que fará toda a diferença na administração e na agilidade dos processos de atendimento ao seu público.

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Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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Como contratar uma agência de viagens pode reduzir custos de sua viagem corporativa

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<span style="font-weight: 400;">5. Resolução eficiente de possíveis problemas</span>

<span style="font-weight: 400;">Como contratar uma agência de viagem corporativa?</span>

Marcelo Hermes